Die Grundstruktur der Dialogschmiede entspricht unseren Projektprozessen. Die Berater greifen individuell je nach Projektanforderung auf Lieferstraßen innerhalb der Agentur zurück. Dadurch gibt es nicht „einen Experten für alles“, sondern echte Experten, welche jeweils die richtige Lösung liefern. Um Reibungs- und Informationsverluste (Briefings, Projektdokumentationen etc.) zu vermeiden, erfolgt die interne Dokumentation umfassend (Confluence, Teambox, Teams) und die Projektabwicklungen über Jira-Board, zu welchen auch Teams unserer Kunden integriert werden können. Konzertiert wird dieses Orchester an Knowledge durch die jeweilige Beratung als zentrale Kontaktanlaufstelle für unsere Kunden. Die Rückkopplung der strategischen Entwicklung und des Konzepts erfolgt Button-up zu den Managing Directors.
In der Projektsteuerung hat sich ein 5 Phasen Plan bewährt, der auf ein agiles Arbeitsmodell zurückgreift. In diesem werden die Projektbestandteile zerlegt, einzeln betrachtet, auf Machbarkeit geprüft und anschließend in Iterationen bearbeitet. Dieses Vorgehen gewährleistet besonders bei technisch komplexen Projekten eine vorangestellte Risikoanalyse und Prüfung der Umsetzungsmöglichkeiten in der „Get Ready Phase“, sodass während des Sprints fokussiert auf das jeweilige Ziel hingearbeitet werden kann. Unwägbarkeiten werden so im Vorfeld identifiziert und gemeinsam mit dem Kunden besprochen. Es gewährleistet zudem schnelle Richtungswechsel durch wiederkehrende Feedback- und Review-Termine sowie eine stetige Optimierung der vorangegangenen Ergebnisse der vorherigen Sprints. Für die operative Umsetzung haben wir sehr gute Erfahrungen mit Jira/Confluence gemacht.
Laut diesem Vorgehen gelangen alle Anforderungen im ersten Schritt in den Grooming Backlog, wo sie auf Machbarbeit geprüft werden und notwendige Fragen gemeinsam mit dem Kunden geklärt werden. Sobald die Story ready (geprüft) ist, werden aus den Storys Tasks (Aufgaben) erstellt. Jeder Task beinhaltet eine genaue „Definition of Done“, in der die Anforderung exakt definiert ist. So ist jederzeit klar, was zu tun ist und wie die Aufgabe getestet wird. Aus der „Definition of Done“ kann folglich die Anzahl der Story Points (= Zeitaufwand) abgeleitet werden. Sobald die Tasks fertig erstellt sind, werden sie in einem gerankten Product Backlog aufgelistet. Wichtige Tasks sind oben im Product Backlog zu finden und haben die höchste Wahrscheinlich in den Sprint zu gelangen. In der Sprintplanung wird gemeinsam mit dem Kunden entschieden, was das Sprintziel ist und welche Tasks im Sprint bearbeitet werden sollen.
Fest verankert und planbar sind dank dieses Arbeitsmodells auch Timings und Ziele, die gemeinsam mit dem Kunden und Stakeholdern für jede Iteration ausgehandelt werden, sodass anschließend darauf hingearbeitet wird. Die kapazitäre Projektplanung sowie das Controlling werden demnach ebenfalls gut abschätzbar und messbar.
Ein standardisiertes Datenmanagement inklusive Ablagesystem gewährleistet allen Projektbeteiligten Zugriff auf notwendige Informationen und minimiert Abhängigkeiten.
Vorschlag eines Projektplans
Auch beim Projektplan hat sich ein 5 Phasen Modell bewährt, das bei der Implementierung von (Marketing Automation) Systemen ein standardisiertes Vorgehen ermöglicht und Abläufe klar definiert.
Phase 0: Check-In, Proof-of-Concept
- Aufsetzen der Testumgebung
- Import der ersten Daten
Phase 1: Preparation
- Healthcheck & Bestandsaufnahme beim Kunden
- IST-Stand-Feststellung und SOLL-Vorgabe
- Risiko-Bewertung
- Kundentypologien
- Detailplanung der Arbeitsschritte und Adjustierung der Jira-Tasks
- Detail-Darstellung der Systemlandschaft inkl. Abhängigkeiten Prozess-Ablaufplanung der Use Cases
Phase 2: Implementation, Minimum Viable Product
- Anbindung an das (CRM) System
- Basis Setup (Erstellung Basis-Templates, Footer, Formulare, Landingpages, An- und Abmeldung etc.)
- IP-Warming, Segmentierung
- Erstellung von Scoring Modellen
Phase 3: Use Cases, Roll-Out Kampagnenmanagement und Analytics
- Konzeption & Umsetzung der Use Cases zur Erreichung der strategischen Ziele
- Reportings, Dashboards
Phase 4: Check out und laufende Betreuung
- Review der Implementierung
- Training für die Benutzer und einer
- Lieferung der Dokumentation
- Ableitung von Optimierungspotenziales und
- Ableitung von Anschluss-Cases
- Laufende Betreuung (wenn gewünscht)
